NAVEGA 1ix

BPM (Business Process Manager) de gestión documental

(Gestión de documentación técnica y procesos derivados)

Por medio de NAVEGA 1ix GESTIÓN DOCUMENTAL:

- el personal de la organización

- o cualquier persona externa (*), ya estemos hablando de:

- clienta,

- proveedor,

- consumidora o usuario,

- personal de la administración,

- …

puede iniciar la tramitación de un documento (documento o registro), que puede tener (o no) un proceso posterior asociado.

De forma genérica, cualquier persona externa puede ponerse en contacto con nuestra organización, iniciando una tramitación / gestión.

En la administración pública (ayuntamientos, diputaciones, organizaciones de gobierno, colegios profesionales) este concepto está asociado con la ley de servicios y se conoce como ventanilla electrónica o ventanilla única.

En las organizaciones productivas su aplicación más directa es la gestión documental interna / externa y los procesos derivados (de estudio preliminar, de factibilidad técnica, de oferta), hasta llegar a la revisión del contrato y contratación de los bienes / servicios requeridos.

Su aplicación puede quedar reducida a la gestión de la documentación técnica … o puede ir un paso más allá.

Gestión por procesos y tareas	Gestión de flujos y acciones
En NAVEGA cualquier organización puede documentar un proceso (lo que se debe hacer) con base en tareas o actividades (el detalle de cómo se debe hacer cada uno de los pasos: quién, qué, cómo). Por medio de 1ix conseguimos que estos procesos y tareas cobren vida.
El equivalente de un proceso es …	un flujo de actividad
El equivalente de una tarea es (quién debe hacer, qué, cómo)	una acción (alguien hace algo según estaba definido)
Esto sería definir documentalmente cómo se debe hacer	Esto sería hacer o registrar / dejar constancia de que algo se hizo.
Si imaginamos que toda tarea tiene definido un cómo, un quién y unos tiempos de ejecución previstos, tenemos todos los ingredientes que necesitamos para monitorizar la evolución del proceso.
En un mundo ideal todas las tareas se cubren en el tiempo establecido y el proceso se cumple en plazo y condiciones preestablecidas.
En el mundo real una o varias actividades sufren desviaciones y pueden afectar al cumplimiento del proceso en su conjunto.
Un poco	… o mucho
En caso de que una tarea no progrese (por encima de una tolerancia previamente establecida) generamos una alarma al responsable del proceso (reminder / recordatorio, correo o notificación, …).
Siguiente paso: Cada organización puede definir las familias de documentación técnica (documentos o registros) que necesita para trabajar.
Entre estas familias se pueden encontrar las siguientes:
Definiciones numéricas (DFN), Planos y Croquis, Pautas y planes de control, Hojas de operación, fabricación, puesta a punto, Check lists de comprobación (auditoría poka-yokes, orden y limpieza, documental, 5s) Gamas de mantenimiento Hojas de seguridad (de manipulación de medios, EPIs, materiales, residuos, …)
Genéricamente, esta documentación está relacionada con:
Producto, Instalaciones, Proceso, Líneas y secciones de trabajo, Puestos de trabajo, Operaciones,
Genéricamente, una familia documental (documentos con el mismo fin) tiene una forma de gestión común. Esto es:
Quién y cómo aprueba, Quién y cómo modifica, Quién y cómo da de baja, Cómo se controlan los orginales, Cómo se retiran los obsoletos, A quíén / qué funciones se notifican los cambios, Etc.
En ciertos sistemas, pueden existir restricciones al acceso de la información (limitaciones a personas, funciones o grupos concretos), que manejamos bajo el concepto de CONFIDENCIALIDAD / SECRETO.
En ciertos sistemas, un poco más avanzados desde el punto de vista de gestión, queremos que esa documentación sea el comienzo de un proceso. Por ejemplo podría ser el de estudio de la factibilidad técnica de fabricación y oferta. Este es el concepto de FLUJOS DISPARADOS. Como consecuencia del ingreso de este documento en nuestro sistema alguien va a hacer algo. Lo que hayamos definido.
Por ejemplo
En el proceso MODIFICACIONES EN EL TROQUEL, la fase 1.1, Gestión documental, lanza la 1.2, Validación técnica, Con el formulario asociado Valoración Técnica nuevos troqueles.
Cuando alguien (función o persona predeterminada) crea un documento en el sistema
Se genera la notificación a las personas y / o funciones establecidas.
dokumentIX BPM
Y se desencadena el proceso previsto
Iniciándose un flujo derivado de la gestión documental técnica en la organización.

Por cierto; previamente habíamos comentado que la documentación está relacionada con:
Producto, Instalaciones, Proceso, Líneas y secciones de trabajo, Puestos de trabajo, Operaciones,
Por ello, al aprobar un documento, hemos ligado el mismo al DATO correspondiente. En el ejemplo, por medio del campo “FIJACIÓN A:” relacionamos el documento recién creado con:
Producto	Instalaciones		Líneas
De tal forma, que tenemos ligada la documentación con un Producto, una instalación, una línea productiva, una operación de trabajo, … realmente con lo que queramos que esté soportado en una tabla existente en NAVEGA.
Ahora es mucho más sencillo poder consultar cuáles son los documentos asociados al: Producto, Instalaciones, Proceso, Líneas y secciones de trabajo, Puestos de trabajo, Operaciones,
En el ejemplo inferior vemos listado de productos con menús desplegables para
DFNs (Definiciones numéricas)
Con el correspondiente control de versiones / modificaciones
Podríamos visualizar toda la documentación asociada, fichas de modificaciones, lo que realmente necesitemos. Si tenemos cargada la funcionalidad de acciones, podríamos revisar la relación de acciones asociadas con este producto.
Volvemos a repetir. Referido a: Producto, Instalaciones, Proceso, Líneas y secciones de trabajo, Puestos de trabajo, Operaciones,
Con sencillos menús para el acceso y control
Adaptados a las necesidades de cada organización
dokumentIX BPM
Por cierto, si la organización dispone de dokumentIX BPM, un flujo de gestión está en marcha. Una persona o una función (aquella definida en la tarea correspondiente) ha sido notificada vía e-mail / correo electrónico de que tiene ALGO que hacer.
				Qué función es responsable del flujo y qué función es notificada
				Qué persona es responsable del flujo y qué persona es notificada
Una o varias				Muy sencillo.
dokumentIX BPM
Procesos y flujos configurables Familias documentales configurables Gestiones en el portal externo configurables Formularios dinámicos configurables Correos de notificación configurables Flujos entre tareas configurables				Un gestor documental mejorado.

Información adicional:

dokumentixbpm@mekforum.com